مدیریت زمان: راهکارها، تکنیک‌ها و عادت‌هایی برای استفاده بهتر از وقت

این عوامل خارج از کنترل مستقیم ذهن ما هستند، اما با آگاهی و اصلاح محیط، می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد. مهم‌ترین عوامل بیرونی عبارت‌اند از:

• وقفه‌های محیطی و مزاحمت‌ها
  صداهای اطراف، ورود و خروج مداوم افراد، تماس‌های تلفنی ناگهانی، نوتیفیکیشن‌های بی‌وقفه، و محیط‌های شلوغ یا بی‌نظم، از جمله وقفه‌هایی هستند که تمرکز را به‌شدت مختل می‌کنند. هر بار که تمرکز فرد قطع می‌شود، حدود ۱۵ تا ۲۵ دقیقه زمان لازم است تا دوباره به سطح تمرکز قبلی بازگردد.
  این نوع حواس‌پرتی نه‌تنها باعث اتلاف زمان می‌شود، بلکه کیفیت خروجی کار را نیز کاهش می‌دهد.
• شبکه‌های اجتماعی و فناوری‌های دیجیتال
  یکی از مهم‌ترین عوامل بیرونی اتلاف وقت در قرن بیست‌ویکم، استفاده بی‌هدف یا بیش‌ازحد از گوشی‌های هوشمند، شبکه‌های اجتماعی، پیام‌رسان‌ها و اینترنت است. گشت‌وگذار بی‌برنامه در این پلتفرم‌ها، نه‌تنها ساعت‌های زیادی از وقت روز را می‌گیرد، بلکه ذهن را پراکنده، مقایسه‌گر و ناآرام می‌سازد.
  فرد ممکن است با هدف چند دقیقه استراحت وارد یک اپلیکیشن شود، اما به‌راحتی ۳۰ تا ۶۰ دقیقه را بدون هدف در آن سپری کند.
• جلسات و فعالیت‌های غیرضروری
  در محیط‌های کاری و حتی خانوادگی، جلساتی برگزار می‌شود که هدف مشخصی ندارند، مدیریت زمان در آن‌ها ضعیف است یا حضور فرد در آن‌ها ضروری نیست. این جلسات نه‌تنها زمان زیادی را می‌بلعند، بلکه انرژی و تمرکز را هم کاهش می‌دهند.
  همچنین، شرکت در پروژه‌ها یا فعالیت‌هایی که با اهداف و اولویت‌های فرد هم‌راستا نیستند، یکی دیگر از اشکال اتلاف وقت بیرونی است.
• چندوظیفگی (Multitasking)
  برخلاف باور عمومی، انجام هم‌زمان چند کار باعث بهره‌وری بیشتر نمی‌شود. مغز انسان قادر به تمرکز عمیق روی بیش از یک وظیفه در لحظه نیست. تلاش برای انجام چند کار هم‌زمان، باعث می‌شود هرکدام از آن‌ها با کیفیت پایین‌تری انجام شود و زمان بیشتری صرف شود. در نتیجه، عملکرد کلی کاهش می‌یابد و فرد در پایان روز احساس فرسودگی می‌کند، بی‌آنکه نتیجه‌ای مطلوب گرفته باشد.